Organisaties groeien en reorganiseren en dat heeft consequenties. Maar wat hebben zij dan gemeen?
Groei van een organisatie en inkrimping door een reorganisatie zorgt bij beide voor verandering in de organisatie van alle afdelingen, ook voor het secretariaat of front-/backoffice. Daardoor kunnen er knelpunten ontstaan. Knelpunten op gebied van communicatie, structuur en de werkprocessen. Dat is vervelend, maar hoeft niet negatief te zijn, als ze maar op tijd worden gesignaleerd en opgelost.
Communicatie
Behoefte aan een andere informatiestroom. Denk dan aan structuur aanbrengen of opzetten van interne communicatie. Om de medewerkers te informeren over de veranderingen, een stem te geven om de inzet en de betrokkenheid van de medewerkers te behouden en te vergroten. Interne communicatie wordt vaak onderbelicht, maar zo belangrijk om de organisatie gefocust te houden en angst voor verandering bij medewerkers weg te nemen. Verandering hoeft niet per definitie negatief te zijn, het kan ook kansen creëren en een verbetering opleveren.
Structuur
Wellicht gaat de organisatie verder met minder medewerkers of zijn er juist meer medewerkers nodig om het werk te doen. Stel jezelf dan de volgende vragen;
Zijn de taken en de verantwoordelijkheden van de medewerkers nog wel duidelijk? Is de verdeling van activiteiten en taken nog efficiënt en effectief? Wat zijn de behoeften van de medewerkers, misschien creëren deze verandering nieuwe kansen voor medewerkers om zich te ontwikkelen. Wellicht zijn er trainingen of opleidingen nodig.
Vragen om over na te denken, over te sparren en over in gesprek te gaan.
Werkprocessen
Misschien is dit ook hét moment om processen tegen het licht te houden en te kijken naar nieuwe digitale ontwikkelingen. Sluiten de gebruikte systemen nog aan bij de behoefte van de medewerkers en de organisatie? Hoe efficiënt zijn de werkwijzen, de stappen en procedures van de werkprocessen? Zijn de processen beschreven voor een uniforme werkwijze? Ook is dit wellicht het moment om te kijken naar (her)structureren van het secretariaat of front/backoffice.
Veel vragen en belangrijk om ze te beantwoorden en actie te ondernemen.
Maakt jouw organisatie een fase van groei of reorganisatie mee? Zijn dit vragen die jij jezelf stelt of ben je daar nog helemaal niet aan toe gekomen?
Het is raadzaam om iemand van buitenaf in te zetten, iemand die ervaring heeft op gebied van officemanagement, met structuur aanbrengen en werkprocessen optimaliseren. Iemand die met een frisse blik met jou mee kan kijken, met je kan sparren, meedenken en adviseren, zodat jouw organisatie klaar is voor de toekomst.