Kantoorondersteuning, wie doet wat?

De functietitels voor kantoor ondersteuners worden vaak door elkaar gebruikt. ‘What’s in a name’, zou je kunnen zeggen, maar er zijn wel degelijk verschillen. Juist die verschillen zijn belangrijk voor een organisatie om te weten. Om te bepalen welke kantoorondersteuning de organisatie nodig heeft en daarmee de juiste ondersteuner op de juiste plek kiezen.

Wie doet wat?

Een (Directie)secretaresse of Managementassistente verzorgt de kantoorondersteuning van een directeur, directie of manager en houdt zich bezig met secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals agendabeheer, correspondentie, vergaderingen organiseren en notuleren. Uiteenlopende werkzaamheden gericht op het management en/of directie.

Een Executive assistant werkt voornamelijk samen met een CEO, CFO of MT van grote (internationale) organisaties. Houdt zicht bezig met secretariële werkzaamheden, maar is ook een klankbord voor de leidinggevende. Helpt de leidinggevende succesvol en productief te zijn, door zelfstandig werkzaamheden uit te voeren als rechterhand.

Een Bestuurssecretaresse ondersteunt het bestuur, veelal binnen lokale en regionale overheden. Voornamelijk secretariële werkzaamheden, zoals agendabeheer, telefoon aannemen, vergaderingen organiseren en notuleren. Is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen.

Een Officemanager ondersteunt de bedrijfsvoering, facilitaire zaken en zorgt ervoor dat het kantoor op rolletjes loopt. Stuurt en coördineert eventueel de ondersteunende diensten van een organisatie, zoals een secretariaat, receptie of backoffice. Is een vraagbaak en vormt een schakel tussen de verschillende afdelingen.

Een Virtual Assistant (VA) ondersteunt ondernemers, ZZP’ers of MKB’ers op afstand. Is zelf ook ondernemer en helpt vanuit huis of een flexwerkplek met administratieve en secretariële werkzaamheden en/of website en social media beheer, naar gelang de expertise van de VA. Dat kan al vanaf een paar uur per week, tijdelijk of voor langere tijd.

Wat heeft de organisatie nodig?

Verschillende functietitels en banen met verschillende invullingen. Hoe groter de organisatie hoe vaster omlijnt de positie en het functioneren. Hoe kleiner de organisatie hoe flexibeler en breder de invulling. Goed om als organisatie na te denken welke invulling en welke ondersteuning bij je past. Daarmee vergroot je de kans om de juiste persoon aan te trekken en op die zo belangrijke plek optimaal te functioneren. Dat is toch het doel voor de organisatie en voor de ondersteuner. Een medewerker op de juiste plek heeft meer plezier in het werk, doet wat zij/hij leuk vindt en goed in is. Is daardoor gemotiveerd, betrokken en zet dat extra stapje als het nodig.

Kwaliteit en continuïteit waarborgen.

Het zal niet altijd even makkelijk zijn om de juiste ondersteuner te vinden. Dat vergt tijd en aandacht, de organisatie wil geen concessies doen aan kwaliteit, maar de werkzaamheden gaan intussen wel door. Tijdens het wervingsproces naar de juiste ondersteuner bestaat de mogelijkheid om een freelancer in te zetten en daarmee de continuïteit van het kantoor te waarborgen. De freelancer zet haar kennis en ervaring in en kijkt met een frisse blik naar de huidige kantoorprocessen. Zij kan de kantoorprocessen mogelijkerwijze aanscherpen, een eventuele achterstand wegwerken en de nieuwe ondersteuner inwerken. In de organisatie blijft de ondersteuning gegarandeerd en de nieuwe ondersteuner begint in een ‘opgeruimd’ kantoor.

Welke kantoorondersteuning past het beste in jouw organisatie?